Découvrez ci-après les nombreuses possibilités offertes par les professionnels de l’évènementiel parisien pour vous organiser un belle rencontre professionnelle !
Rencontre avec Laurent Rachais, Directeur de l’agence évènementielle 2S3R
A Paris, tous les types de manifestations sont organisables dans des lieux de rencontres professionnels classiques comme des Centres de Congrès (Porte de Versailles ou Villepinte), salles de séminaires (exemple : la Salle Wagram) ou plus insolites et prestigieux : l’Arche de la Défense, le Château de Vaux-Le-Vicomte, le Cirque d’Hiver, la Tour Eiffel, le Musée Victor Hugo, le Palais de la Bourse, le Pavillon de l’Arsenal…
Il suffit juste que le donneur d’ordre de l’évènement (entreprises privées, publiques, associations..) sache le message qu’il veut transmettre à ses convives, quelle ambiance il veut et nous lui créons ensuite un événement à son image !
Pour assurer l’excellence et la réussite d’un événement, il est essentiel de prévoir l’organisation de son événement à l’avance car il faut que clients et prestataires prennent le temps d’étudier ensemble le projet et sa faisabilité, de concevoir le projet et d’estimer son coût, et de fixer le retro-planning de l’évènement (d’aujourd’hui au jour J, qu’y a t’il à faire et quand faut-il le faire). Il faut aussi préciser que les équipes techniques évènementielles mettent au minimum 1 mois de travail pour réaliser un événement (une fois le cahier des charges approuvé et le devis fixé).
L’organisation idéale d’un événement avec 2S3R comprend en effet plusieurs étapes incontournables :
Avant l’évènement :
- Annoncer le plus tôt possible la date de l’évènement sur le calendrier des entreprises et institutions invitées
- Sélectionner les personnes invitées à l’évènement
- Mener une campagne d’information et d’invitation pour avoir la certitude d’avoir le maximum de participants présents à la manifestation que vous organisez
- Prévoir des relances mail, téléphone, courrier pour rappeler aux convives la date et leur présenter le programme le plus détaillé possible de l’évènement (mais en gardant des surprises pour les impressionner, comme par exemple en mettant en place un feu d’artifice pour, clôre votre soirée)
- Repérage multiple des lieux avec tous les prestataires techniques afin d’aboutir au résultat idéal que vous avez imaginé pour votre manifestation
Pendant l’évènement :
- Livraison du projet et déclenchement de l’évènementiel
- Mise en place des liens tissés en amont
- Coordination globale de la trame événementielle
- Gestion de la réactivité aux besoins
- Contrôle permanent de la qualité
Après l’évènement :
- Débriefing Client
- Débriefing fournisseurs
- Synthèse et récapitulatif.
Les projets événementiels à Paris peuvent accueillir jusqu’à 5000 personnes dans un seul et même lieu. Alors n’hésitez plus, faites de Paris, le prochain lieu de votre événement professionnel avec 2S3R !
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